Новогодние подарки удаленным сотрудникам: как организовать поздравление

В офисе новогодний подарок можно вручить после общего мероприятия или оставить на рабочем месте. С удаленной командой привычная схема усложняется: один сотрудник живет в Минске, другой в Гомеле, третий временно работает из другого города.

Если отправлять физические подарки, нужны актуальные адреса, упаковка, доставка и запас времени. Если выбрать электронный формат, исчезает часть логистики, но остается другая задача: сделать поздравление личным и убедиться, что подарок действительно дошел.

Поэтому начинать стоит не с вопроса «что подарить удаленным сотрудникам?», а с другого: как сделать так, чтобы расстояние не ухудшало само поздравление.

Равноценное поздравление не означает одинаковый подарок

Удаленные и офисные сотрудники не обязательно должны получить один и тот же предмет. Важнее, чтобы правила были понятны, ценность подарка сопоставима, а место работы не делало получение сложнее.

До выбора формата стоит определить:

• кого поздравляет компания;
• какой действует бюджет;
• нужна ли единая дата получения;
• будет один подарок или выбор;
• кто отвечает за проблемы после отправки.

Ситуация, когда офис уже празднует, а часть удаленной команды еще несколько дней ждет посылку, быстро создает ощущение второстепенности. Поэтому способ и срок вручения становятся частью самого поздравления.

Когда физический подарок подходит удаленной команде

Физический подарок может быть хорошим решением, если команда небольшая, адреса известны, есть достаточно времени на подготовку и компании нужен именно материальный знак внимания. Но организатору придется пройти весь путь: собрать и проверить адреса, заказать подарки, упаковать их, передать в доставку и контролировать получение.

При большой географии увеличивается число операций: разные сроки доставки, повторные отправки, изменения адресов, неврученные посылки.

Поэтому физический формат стоит выбирать тогда, когда ценность самого подарка оправдывает эту работу.

Когда электронный формат становится удобнее для поздравления

Электронные подарки особенно подходят большим распределенным командам, когда важны единая дата отправки и отсутствие физической логистики. При таком сценарии не нужно собирать домашние адреса и организовывать доставку по десяткам городов.

Но цифровой формат тоже требует выбора. Сертификат конкретного бренда может быть удобен не всем: сеть представлена не в каждом регионе, а интересы сотрудников различаются. Если компания плохо знает предпочтения большой аудитории, можно рассмотреть универсальный сертификат, который сотрудник сам обменивает на подходящий вариант.

До закупки нужно проверить не количество логотипов в каталоге, а востребованность брендов, географию, срок действия и правила использования.

Подарок и поздравление решают разные задачи

Даже удобный электронный сертификат сам по себе остается способом передачи ценности. Поздравление объясняет человеку, почему компания решила его отметить.

Поэтому электронную отправку лучше не сводить к автоматическому сообщению «вам начислен подарок». Ее можно дополнить обращением руководителя, общей новогодней встречей, коротким видео, поздравлением от команды или фирменным оформлением.

Удаленный формат меняет способ вручения, но поздравление по-прежнему должно показывать человеку внимание компании.

Цифровой способ доставки вполне может сочетаться с человеческим содержанием.

Один подарок или возможность выбора

Чем больше команда, тем сложнее компании принимать решение за каждого сотрудника. Для небольшой группы с понятными интересами единый подарок может быть удобным и уместным. Для нескольких сотен людей разных возрастов, профессий и регионов вероятность промаха выше.

Компания может выбрать один из нескольких сценариев:

• единый подарок;
• несколько вариантов на выбор;
• разные решения для отдельных групп;
• универсальный сертификат.

Главный вопрос: насколько уверенно компания может выбрать полезный подарок за всех получателей?

Если такой уверенности нет, свобода выбора сама становится частью ценности подарка.

Собирайте только нужные данные

Физическая доставка требует адреса и контактных данных для курьера. Электронная выдача обычно обходится предусмотренным каналом отправки, например электронной почтой или телефоном.

Чем меньше информации приходится собирать, сверять и переносить вручную, тем проще процесс и ниже вероятность ошибки. При этом данные должны быть актуальными. Устаревший адрес электронной почты создает ту же проблему, что и неверный домашний адрес.

Для выбранного сценария стоит собирать только те персональные данные, которые действительно необходимы для вручения подарка, и обрабатывать их в соответствии с требованиями законодательства Республики Беларусь о защите персональных данных.

Как обеспечить одновременную выдачу

Для удаленной команды срок получения особенно заметен.

До запуска стоит зафиксировать список сотрудников и дату отправки, проверить контакты и заранее определить сценарий для недоставленных сообщений или посылок. Если используется массовая электронная выдача, полезно видеть статус отправки и иметь возможность повторить ее при ошибке.

Для физического подарка потребуется запас времени на логистику. Чем шире география, тем раньше стоит начинать отправку.

Задача проста: сотрудник не должен узнавать о корпоративном поздравлении от коллег за несколько дней до того, как получит собственный подарок.

Кто решает проблемы после отправки

Этот вопрос лучше задать поставщику до закупки.

Что произойдет, если электронный сертификат не пришел? Куда обращается сотрудник, если не понимает правила использования? Кто проверяет статус и повторяет отправку?

Если каждый такой вопрос автоматически возвращается к сотруднику компании, который организовал поздравление, часть работы просто перемещается с этапа выдачи на этап поддержки.

Нормальный корпоративный сервис должен иметь понятный процесс решения таких ситуаций.

Реальный кейс Giftery: поздравление большой распределенной компании

Ниже приведён пример из практики Giftery на российском рынке.

В опубликованном кейсе Giftery крупная российская компания химической промышленности с филиалами более чем в 20 регионах и штатом около 25 тысяч человек раньше использовала физические новогодние подарки. Их закупка, упаковка и доставка занимали недели, возникали задержки и ошибки. В кейсе отдельно отмечено, что получение подарка непосредственно на работе было неудобно в том числе сотрудникам на удаленном формате.

Компания перешла на электронные подарочные сертификаты и брендированную витрину. По данным кейса, расходы на закупку и логистику сократились на 17%, а время на вручение подарков — на 62%.

Это результат конкретной компании, а не прогноз для любой распределенной команды. Он показывает другое: когда получателей тысячи и они находятся в разных регионах, смена способа выдачи может существенно сократить зависимость поздравления от физической логистики.

Как можно организовать поздравление через Giftery

В корпоративном личном кабинете Giftery можно загрузить базу получателей и массово отправить электронные подарочные сертификаты. После рассылки доступны данные о доставке. Если компания не хочет выбирать один бренд за всех сотрудников, можно использовать универсальный электронный сертификат Giftery Card: получатель сам выбирает сертификаты из доступного каталога.

Для вопросов по отправке и использованию сертификатов предусмотрена поддержка. Это снижает риск, что организатор поздравления внутри компании будет вручную разбирать обращения каждого получателя.

При этом электронный сертификат не становится лучшим вариантом автоматически. Для небольшой команды персонально выбранный физический подарок вполне может оказаться более уместным.

Что проверить перед запуском

Хороший сценарий поздравления удаленных сотрудников отвечает на пять вопросов:

• Кого поздравляем?
• Что человек получает?
• Когда он это получает?
• Кто контролирует выдачу?
• Куда сотрудник обращается при проблеме?

Если ответы определены заранее, география перестает быть главным препятствием. Удаленный сотрудник не должен получать «альтернативный подарок для тех, кто не в офисе». Он должен получить полноценное новогоднее поздравление на сопоставимых условиях с остальной командой.

Именно это стоит считать хорошим результатом: расстояние меняет способ вручения, но не качество внимания со стороны компании.