Как автоматизировать выдачу подарков сотрудникам
Поздравить 20 сотрудников с днем рождения можно вручную. Когда в компании несколько сотен человек, к дням рождения добавляются годовщины работы, профессиональные праздники, завершение проектов, поощрения за результаты, подарки клиентам и партнерам.
В итоге значительная часть работы оказывается связана не с самим подарком. Нужно собрать актуальный список, проверить событие и бюджет, согласовать выдачу, отправить подарок, проконтролировать доставку и затем подготовить отчет.
Автоматизация корпоративных подарков имеет смысл там, где одни и те же действия повторяются регулярно. Ее задача не убрать человека из процесса полностью, а оставить ему только те решения, которые действительно требуют участия.
Сначала опишите процесс, который хотите автоматизировать
Начинать с выбора сервиса рано. Сначала разберите один реальный сценарий от начала до конца.
Например, компания дарит сотрудникам подарки на годовщину работы. Откуда берется дата? Кто проверяет, что сотрудник продолжает работать? Как определяется номинал? Кто согласовывает бюджет? Каким способом отправляется подарок? Где фиксируется, что он доставлен?
После такого разбора обычно хорошо видно, где возникает ручная работа. Чаще всего это перенос данных между системами, проверка списков, повторные согласования, подготовка рассылки, отслеживание статусов и сведение результатов.
Автоматизировать стоит не весь процесс сразу, а самые частые повторяющиеся действия.
Сначала зафиксируйте правила выдачи
Автоматизация плохо работает там, где каждый подарок требует нового решения. Если для одной и той же годовщины руководитель каждый раз отдельно выбирает сумму, согласует подарок и решает, кому его отправлять, системе нечего автоматизировать.
Проще заранее определить правила. Например: на определенный срок работы действует установленный номинал, на завершение проекта другой диапазон, для отдельных случаев требуется дополнительное согласование.
То же относится к клиентам и партнерам. Если понятно, какое событие запускает подарок, кто имеет на него право и какой действует лимит, большая часть процесса становится предсказуемой.
Исключения можно оставить человеку. Нет смысла пытаться автоматизировать редкий персональный подарок ключевому партнеру вместе с сотнями типовых выдач.
Уберите несколько версий одного списка
Одна из самых неприятных частей регулярных подарков начинается, когда данные живут сразу в нескольких местах. Дата события хранится в одной системе, адрес электронной почты в другой, подразделение в таблице ответственного сотрудника. Перед выдачей все это приходится сверять.
Для автоматизации нужен понятный источник данных. Это не обязательно должна быть одна большая система. Но команда должна знать, откуда берутся актуальные сведения и кто отвечает за их обновление. Иначе автоматическая отправка просто начнет быстрее распространять старые ошибки.
Отдельно проверьте, какие данные действительно нужны для выдачи. Если сервису достаточно имени и адреса электронной почты, не стоит передавать дополнительные сведения без необходимости. Состав передаваемых данных и права доступа лучше согласовать с сотрудниками, отвечающими в компании за работу с персональными данными.
Автоматизируйте повторение, а не принятие решений
Хорошие кандидаты на автоматизацию довольно просты: формирование списка по заданному правилу, назначение установленного номинала, массовая выдача, отправка уведомлений, фиксация статуса и подготовка данных для отчетности.
Ручное участие разумно оставить там, где требуется оценка ситуации: нестандартный размер вознаграждения, персональный подарок, спорное основание для выдачи или исключение из правил.
Полезная проверка: если сотрудник каждый раз принимает одно и то же решение по одному и тому же правилу, скорее всего, эту операцию можно сократить или автоматизировать.
Выберите подходящий уровень автоматизации
Не каждой компании сразу нужна интеграция внутренних систем. Если подарки выдаются несколько раз в год крупными партиями, часто достаточно корпоративного личного кабинета. Ответственный сотрудник загружает список получателей, выбирает сертификаты, задает параметры отправки и затем контролирует результат.
Это уже убирает ручную отправку каждого подарка по отдельности. Другой сценарий возникает, когда выдачи происходят постоянно. Например, вознаграждение должно отправляться после определенного события во внутренней системе компании. Тогда регулярная выгрузка и загрузка файлов сама становится ручной операцией.
В таком случае имеет смысл связать системы через программный интерфейс или другой механизм обмена данными.
Логика простая: личный кабинет автоматизирует массовую выдачу, а интеграция может убрать еще и постоянную передачу данных между системами.
Не забудьте про то, что происходит после отправки
Подарок отправлен, но процесс еще не закончен. Получатель может сообщить, что письмо не пришло. Руководителю нужен статус выдачи. Бухгалтерии понадобятся документы. Через несколько месяцев может возникнуть вопрос, кому и когда отправляли сертификаты.
Если для каждого такого случая приходится искать переписку и вручную восстанавливать историю, автоматизирована только первая половина процесса.
Поэтому до выбора решения проверьте, какие статусы доступны после отправки, можно ли найти конкретную выдачу, какие данные можно выгрузить и как компания получает документы.
Что можно автоматизировать через Giftery
В корпоративном личном кабинете Giftery компания может самостоятельно выставить счет, получить закрывающие документы, загрузить базу получателей, выбрать электронные подарочные сертификаты и настроить время массовой отправки. В кабинете также доступны статистика и данные по доставке.
Такой сценарий уже использовала компания «МигКредит» для поздравлений сотрудников с днями рождения в течение года. В личном кабинете заранее сформировали график рассылки, настроили номиналы и индивидуальные тексты поздравлений, а сертификаты приходили сотрудникам в назначенный день и час. По данным кейса Giftery, время на администрирование электронных подарочных карт сократилось примерно в три раза по сравнению с физическими подарками, а 95% сотрудников были очень довольны таким форматом.
Для регулярных сценариев Giftery предлагает интерфейс обмена данными. Через него можно получать сведения о доступных сертификатах, автоматизировать выпуск и активацию, отправлять сертификаты получателям и получать информацию о доставке.
Поэтому для периодических массовых поздравлений компании может быть достаточно личного кабинета. Если же выдача должна запускаться регулярно на основании событий во внутренней системе, стоит рассматривать интеграцию.
При этом правила остаются на стороне компании. Giftery может автоматизировать выдачу подарка, но не должен решать, кто заслужил вознаграждение, какой номинал ему положен и правильно ли заполнены исходные данные.
Как понять, что автоматизация действительно сократила работу
Не оценивайте результат по количеству подключенных систем.
Сравните процесс до и после изменений по нескольким показателям:
- сколько времени занимает подготовка одной массовой выдачи;
- сколько операций сотрудник по-прежнему выполняет вручную;
- сколько возникает ошибок и повторных отправок;
- сколько времени проходит от события до выдачи;
- сколько разных таблиц и систем приходится использовать для одного процесса.
Можно добавить и денежную оценку. Если сотрудник каждый месяц тратил несколько часов на сбор списков, сверку и рассылку, посчитайте стоимость этого времени за год и сравните ее со стоимостью автоматизации.
Если после внедрения нового инструмента команда продолжает переносить данные вручную и собирать отчеты в нескольких местах, автоматизация получилась скорее формальной.
Начните с одного регулярного сценария
Не нужно сразу перестраивать все корпоративные подарки.
Выберите наиболее частый и предсказуемый процесс: дни рождения, годовщины работы, регулярные поощрения или массовые поздравления клиентов. Определите правило выдачи, источник данных, бюджет и исключения. Затем уберите ручные действия, которые повторяются каждый раз.
После этого можно переносить тот же подход на другие поводы. Хорошо автоматизированный процесс не требует постоянного внимания. Получатель вовремя получает подарок, ответственный сотрудник видит результат, документы доступны без долгого поиска, а команда не собирает одну и ту же цепочку заново каждый месяц.
Именно это и стоит считать результатом автоматизации: меньше ручных операций, меньше ошибок и меньше времени на работу, где человеку не приходится принимать никаких новых решений.
